L’importance des politiques d’utilisation du Web et des réseaux sociaux

« Chronique branchée » avec Edith Jolicoeur et Stéphanie Gauthier | Émission « En transit », sur les ondes de CIEU- FM, le jeudi 17 septembre 2015, 10:40

Parce qu’il vaut mieux prévenir que guérir…

J’avais déjà abordé ce sujet lors d’une précédente chronique, en mars 2013. Certains évènements des dernières semaines m’incitent à croire qu’il est important d’en reparler!

En effet, à la maison comme au travail, il peut être très utile (voire prudent!) d’encadrer l’utilisation du Web et des réseaux sociaux.

Les politiques d’utilisation en milieu de travail

De plus en plus d’employeurs exigent que leurs cadres et employés signent un document régissant l’utilisation d’Internet au travail. Ces documents ne protègent pas que les entreprises ou organisations, ils protègent aussi les individus, contre eux-mêmes! Il est aussi beaucoup plus simple pour le département des ressources humaines d’apporter des mesures disciplinaires (ou du soutien!) en cas de dérapage si l’entreprise (organisation, établissement) possède et met en application un tel document.

Quelques exemples d’éléments qui peuvent faire partie d’une politique d’utilisation du Web et des réseaux sociaux :

• Des consignes pour l’utilisation des médias sociaux à l’extérieur de l’entreprise (rappel du respect du code de déontologie, d’éthique ou d’honneur en tout temps, même en dehors du temps de travail);
• Le devoir d’agir avec loyauté;
• Le devoir d’agir au meilleur de son jugement;
• L’interdiction d’interagir avec des clients ou bénéficiaires en dehors de la famille proche ou de se placer en situation de conflit d’intérêts;
• L’interdiction de divulguer des informations confidentielles concernant l’entreprise, organisation ou institution;
• L’interdiction de formuler tout jugement désobligeant, vexant, médisant, blessant, calomnieux à l’endroit d’un client, d’un collègue, d’un cadre ou d’un membre du conseil d’administration;
• L’interdiction d’utiliser le courriel professionnel fourni par l’entreprise à des fins personnelles;
• Etc.

L’actualité des dernières semaines a mis en lumière différents scandales qui ont éclaboussé plusieurs personnes. Le journal Métro publiait récemment un article intitulé Qui sont et où vivent les clients d’Ashley Madison au Canada et au Québec. Il est surprenant d’y apprendre combien de fonctionnaires québécois utilisent leur courriel professionnel à des fins – disons – récréatives! (Note: Le site web Ashley Madison est spécialisé dans les relations adultères.)

• 553 adresses de fonctionnaires fédéraux (courriels terminant en .gc.ca);
• 315 adresses terminant par .qc.ca;
• 132 adresses provenant de différentes Universités québécoises;
• 24 adresses provenant de CBC et 6 de Radio-Canada.

C’est aussi surprenant de voir combien il y avait de clients dans l’Est-du-Québec ou le nord-est du Nouveau-Brunswick!! Consulter la carte interactive.

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Votre employeur vous fournit un courriel professionnel (relié au nom de domaine de l’entreprise, institution, organisme)? Ne l’utilisez que pour vos activités professionnelles! Créez-vous une adresse personnelle (gmail ou autre) pour toutes vos activités personnelles (courriels aux amis et à la famille, inscription à des réseaux sociaux, abonnement à des infolettres, etc.)

Et pour la famille?

Vous avez des enfants ou des adolescents? Vous pouvez aussi rédiger une « petite » politique dans laquelle vous fixerez les règles « de votre maison ». Ça ne garantit évidemment rien, mais je suis convaincue que l’exercice en soi peut susciter des discussions très intéressantes avec vos jeunes. (Ça a été le cas, chez nous!)

Quelques exemples d’éléments qui peuvent se retrouver dans une politique « maison » :

• Pas de compte avant l’âge permis par chacun des réseaux sociaux (généralement 13 ans – Facebook, Instagram, Snapchat, Google, etc.)
• Attention à l’orthographe (Internet, ça laisse des traces : Antidote);
• Ne pas diffuser de photos ou de vidéo présentant des situations gênantes, ni faire de commentaires déplacés sur les réseaux sociaux;
• « Ne rien publier qu’on serait gêné que sa mère voie »;
• Ne pas publier de renseignements personnels (date d’anniversaire, adresse, etc.);
• Ne pas parler et ne pas « devenir ami » avec des inconnus;
• Rappeler au jeune que s’il vit des difficultés, il devrait d’abord en parler à sa famille ou a un responsable de son école avant d’en parler sur Internet;
• Inviter le jeune à rapporter toute situation d’intimidation ou tout propos qu’il juge anormal ou inquiétant à ses parents ou un responsable de son école;
• Vous pouvez aussi avoir des consignes quant aux mots de passe ou au lieu et temps d’utilisation d’Internet.

En conclusion

Internet est merveilleux! Autant dans le monde du travail que dans le monde personnel ou dans le monde de l’éducation. Mais comme pour la conduite automobile, qui peut nous permettre de nous rendre au travail ou de faire un « road trip » de rêve, je crois qu’on a besoin de balises, comme le Code de la sécurité routière ou les politiques d’utilisation du Web et des réseaux sociaux. Ce ne sont généralement pas les automobiles qui sont dangereuses, ce sont certains conducteurs ou certaines conditions routières qui le sont. Je crois que c’est un peu la même chose pour Internet. Rien ne sert de bannir l’utilisation, mais il est possible qu’on gagne à l’encadrer!

Envie de réagir? N’hésitez pas à commenter ce billet.

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